Senin, 22 Juni 2009

Pelaksanaan Fungsi Pengendalian Pada Satuan Lalu Lintas Tingkat Polres


Pendahuluan

Sebelum saya memberikan gambaran mengenai pelaksanaan fungsi pengendalian di Satuan Lalu Lintas tingkat Polres, perlu kita menyamakan persepsi terlebih dahulu mengenai pengertian dari pengendalian itu sendiri. Secara harfiah, pengendalian berarti suatu proses, cara, perbuatan menguasai, mengekang atau memegang pimpinan. Beberapa pakar tidak mempunyai kesamaan dalam mendefinisikan arti dari pengendalian itu sendiri. Salah satunya Mockler berpendapat:
Pengendalian dalam manajemen adalah suatu upaya yang sistematis untuk menetapkan standar prestasi dengan sasaran perencanaan, merancang system umpan-balik informasi, membandingkan prestasi sesungguhnya dengan standar yang terlebih dahulu ditetapkan itu, menentukan apakah ada penyimpangan dan mengukur signifikansi penyimpangan tersebut, dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumberdaya perusahaan tengah digunakan sedapat mungkin dengan cara yang efektif dan efisien guna tercapainya sasaran perusahaan” (Mockler 1972: 2).
Lain pula dengan pendapat dari Henry Fayol mengenai pengertian dari pengendalian, yaitu: “…jaminan bahwa semua kegiatan sesuai dengan rencana yang ditetapkan..
Definisi yang baik mengenai pengendalian manajemen ialah “proses melalui mana manajer dapat memastikan bahwa aktivitas yang actual sesuai dengan aktivitas yang direncanakan”. Proses pengendalian mengukur kemajuan ke arah tujuan tersebut dan memungkinkan manajer mendeteksi penyimpangan dari perencanaan tersebut tepat pada waktunya untuk mengambil tindakan perbaikan sebelum terlambat" (Daft & MacIntosh 1984: 43 – 66).
Dari beberapa pendapat para pakar tersebut dapat ditarik kesimpulan :
1. Pengendalian dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan secara efektif dan efisien.
2. Adanya perencanaan dan tujuan yang ingin dicapai.
3. Melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan tugas yang sedang berjalan.
Seperti yang sudah diutarakan di atas bahwa pengendalian dilakukan agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan baik, oleh karena itu pengendalian memegang peranan yang sangat penting dalam upaya mencapai tujuan tersebut.
Dari metode pengendalian yang ada, dapat dikelompokkan dalam kategori sebagai berikut :

1. Pengendalian Pra tindakan.
Yaitu memastikan sebelum kegiatan dimulai, dukungan sumber daya yang diperlukan telah dianggarkan sesuai kebutuhan.

2. Pengendalian Kemudi.
Yaitu mendeteksi penyimpangan dari standar, memungkinkan tindakan perbaikan sebelum berlanjut.

3. Pengendalian Ya/Tidak atau Penyaringan.
Yaitu proses penyaringan dimana aspek spesifik dari prosedur harus disetujui atau syarat tertentu dipenuhi, sebelum kegiatan dilanjutkan.
Dimana sering dikombinasikan dengan pengendalian kemudi dalam proyek vital, karena pengendalian kemudi tidak sempurna.

4. Pengendalian Purna Tindakan.
Yaitu mengukur hasil setelah kegiatan selesai,digunakan sebagai sarana balas jasa dan mendorong karyawan berprestasi.

Dimana dalam praktek keempat Fungsi pengendalian tersebut digunakan secara kombinasi, untuk mencapai tujuan organisasi (Newmann 1975: 6 – 9).

Pelaksanaan Pengendalian Pada Satuan Lalu Lintas Polres

1. Bidang Administrasi Penyidikan Laka Lantas

a. Fakta-fakta.
1) Buku register tidak diisi sesuai dengan ketentuan.
2) Proses surat menyurat dan pengarsipan tidak tertib.
3) Penyelesaian berkas perkara laka tidak terkontrol dengan baik.
4) Penandatanganan Laporan Polisi dilakukan setelah berkas perkara selesai dikerjakan.
5) Melakukan upaya paksa tidak dilengkapi dengan administrasi penyidikan yang memadai.

b. Langkah-langkah pengendalian.
1) Setiap akhir bulan seluruh buku register yang ada harus ditandatangani Kasat Lantas, sekaligus dilakukan pengecekan silang dengan buku mutasi penjagaan Samapta.
2) Surat keluar dan masuk dicatat di dalam pembukuan terpisah dan harus sepengetahuan Kasat Lantas. Kecuali dalam hal yang perlu dan mendesak dimana Kasat Lantas tidak ada di tempat baru bisa didelegasikan kepada Kanit Laka Lantas.
3) Setiap akhir minggu, penyidik laka memberikan laporan kemajuan atas penyidikan yang dilakukan. Kasat Lantas memeriksa dan memberikan arahan atau petunjuk dan berdiskusi dengan penyidik yang bersangkutan untuk mencari pemecahannya apabila ditemukan hambatan dalam proses penyidikan tersebut. Setiap arahan dan petunjuk yang diberikan dituangkan secara tertulis di lembar disposisi untuk memudahkan pengecekan kembali di minggu berikutnya, apakah petunjuk tersebut dilaksanakan atau tidak oleh penyidik.
4) Setiap saat apabila terjadi suatu kejadian laka lantas, Laporan Polisi sudah berada di atas meja Kasat Lantas. Setiap Laporan Polisi mendapat petunjuk dan arahan mengenai langkah-langkah yang harus diambil oleh Unit Laka Lantas.
5) Senantiasa melakukan pengecekan langsung terhadap anggota yang akan melakukan upaya paksa berkaitan dengan syarat-syarat formal yang harus dipersiapkan, atau mendelegasikan kewenangan ini kepada Kanit Laka Lantas apabila dalam keadaan yang perlu dan mendesak Kasat Lantas tidak berada di tempat.

2. Bidang Operasional Sat Lantas

a. Fakta – fakta.
1) Pelaksanaan piket lantas selama 12 jam, dan ada regu yang jarang melakukan tindakan penegakan hukum apabila ada pelanggaran lalu lintas yang terjadi di sekitar pos lantas.
2) Kecenderungan anggota tidak berada di pos lantas dengan alasan sedang melakukan patroli, padahal anggota tersebut melakukan kegiatan razia diluar perintah Kasat Lantas atau Perwira Lantas lainnya.
3) Adanya regu yang anggotanya terdiri dari bintara senior semua dan personel yang menjadi anggota regu jarang masuk.
4) Anggota Lantas yang dibekali surat tilang sering menyalahgunakan wewenang untuk kepentingan pribadi.
5) Anggota lantas yang mengadakan strong point (menjaga titik-titik rawan laka dan langgar) sering meninggalkan tempat sebelum waktunya.

b. Langkah-langkah Pengendalian.
1) Pelaksanaan piket lalu lintas cukup 8 jam saja (sesuai dengan jam kerja), karena yang dinamakan shift adalah menyesuaikan dengan jam kerja. Yang perlu dikendalikan adalah tatacara mereka melakukan piket, pola kerja, serta hubungan tata cara kerja dengan piket fungsi lainnya.
2) Pada jam-jam rawan kecelakaan dan pelanggaran lalu lintas, Kasat Lantas beserta Kaur Bin Ops Lantas melakukan inspeksi mendadak dan melihat kinerja dari regu yang sedang melaksanakan tugas jaga di pos lantas. Kalau ditemukan pelanggaran maka diberikan hukuman berupa teguran, sedangkan apabila tanggap menghadapi permasalahan lalu lintas yang terjadi dihadapannya maka diberikan penghargaan.
3) Anggota lantas yang akan mengadakan razia selalu dibekali oleh Surat Perintah Tugas, Kaur Bin Ops Lantas dan Kanit Patroli mengecek keberadaan anggota yang tidak berada di pos lantas dengan alasan mengadakan razia, apabila tidak melaksanakan sesuai dengan perintah, maka Kasat Lantas menghentikan kegiatan tersebut dan memanggil seluruh personel lantas yang mengadakan kegiatan tersebut untuk diberikan teguran maupun hukuman.
4) Melaksanakan perputaran anggota pos lantas, sehingga bintara senior tidak bergabung dengan yang senior pula, namun hendaknya menjadi among asuh bagi bintara yunior yang baru menjadi anggota lantas.
5) Melakukan kontrol administrasi surat tilang bersama Baur Tilang untuk mengecek penggunaan surat tilang tersebut oleh anggota lantas.
6) Bersama Kaur Bin Ops Lantas, Kasat Lantas mengecek keberadaan anggota lantas yang berada pada titik-titik strong point dan melakukan kontrol melalui alkom yang ada.

3. Analisa.
Dari uraian di atas, dapat terlihat bahwa disadari atau tidak kita sudah mengimplementasikan beberapa metode pengendalian yang kita kenal dalam teori. Dimana pengendalian tersebut dilakukan semata-mata untuk menjamin agar pelaksanaan tugas di Sat Lantas dapat berjalan dengan baik dan mencapai tujuan yang ditentukan.
Dalam bidang administrasi penyidikan laka lantas, saya melihat banyak sekali kekurangan-kekurangan yang terjadi akibat lemahnya pengendalian dari Kanit Laka Lantas. Oleh karena itu dengan menerapkan metode pengendalian kemudi, dimana Kasat Lantas secara langsung mengecek dan memberi arahan langsung apabila di dalam pelaksanaan tugas terjadi hal-hal yang menyimpang, sehingga tujuan dapat tercapai secara efektif dan efisien. Dengan menerapkan metode ini Kasat Lantas tidak harus menunggu sampai semua laporan masuk, baru melakukan evaluasi serta bisa menghindari kesalahan hitung dan memanfaatkan peluang yang ada.
Kasat Lantas juga menerapkan metode pengendalian purna tindakan, sehingga dapat mengukur sejauh mana tugas yang ada sudah dilaksanakan oleh anggota, sekaligus mengecek apakah terdapat hambatan dalam pelaksanaan tugas tersebut, sehingga dapat diambil solusi yang terbaik agar pelaksanaan tugas berikutnya lebih baik dari sebelumnya.
Dalam bidang Operasional Sat Lantas, Kasat Lantas berusaha menerapkan kombinasi antara metode pengendalian Pra-tindakan dan Pengendalian Kemudi. Dengan demikian segala tindakan yang dilakukan dapat terencana dengan baik, didasari oleh fakta-fakta dan informasi yang akurat, sehingga diharapkan tujuan dapat tercapai secara efektif dan efisien.
Setiap kegiatan operasional hendaknya diterapkan metode pengendalian kemudi. Karena sebaik apapun suatu perencanaan tetapi di dalam pelaksanaannya terdapat penyimpangan-penyimpangan, maka perencanaan tersebut akan sia-sia, rencana yang telah ditentukan tidak akan tercapai sebagaimana mestinya. Seperti kita ketahui bahwa salah satu alasan mengapa perlunya pengendalian adalah adanya sifat manusia yang selalu tidak pernah lepas dari alpa dan lalai. Oleh karena itu diperlukan pengendalian yang secara langsung menyentuh anggota di lapangan.

4. Kesimpulan.
Dari uraian di atas, saya mencoba mendeskripsikan beberapa fakta-fakta yang dihadapi, kemudian dianalisa, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :
a. Setiap kegiatan yang akan dilakukan harus melalui perencanaan yang matang, sehingga tindakan-tindakan yang diambil oleh anggota di lapangan menjadi terarah menuju tujuan yang telah ditentukan.
b. Perencanaan sebaik apapun akan sia-sia, apabila di dalam pelaksanaan tugas tidak dilakukan pengendalian sebagaimana mestinya. Pengendalian yang dilakukan bersifat situasional, artinya besar kecilnya suatu pengendalian ditentukan oleh objek pengendalian itu sendiri. Semakin besar disiplin dan tanggung jawab objek terhadap tugasnya, maka semakin kecil pengendalian yang dilakukan.

5. Saran
a. Seseorang yang melakukan pengendalian hendaknya orang-orang yang kredibilitas dan kapabilitasnya diakui oleh anggota organisasi secara umum. Sehingga pengendalian tersebut akan lebih efektif dan efisien dalam mencapai tujuan organisasi.
b. Agar di dalam melakukan pengendalian selalu memperhatikan situasi dan kondisi pada saat itu, sehingga metode pengendalian yang digunakan dapat diterapkan secara tepat sesuai situasi yang dihadapi.
c. Dibutuhkan personel yang bertanggung jawab dalam melaksanakan tugasnya, sehingga pengendalian akan semakin mudah untuk dilaksanakan. Kedewasaan dalam bertindak merupakan faktor penting dalam pelaksanaan tugas, bukan dengan menggunakan kekerasan (disiplin mati) untuk pencapaian suatu tujuan organisasi.

Daftar Acuan:

Daft, Richard L. & Norman B. MacIntosh. 1984. The Nature and Use of Formal Control Systems for Management Control and Strategy Implementation. Journal of Management 10: 43 – 66.

Mockler, Robert J. 1972. The Management Control Process. New Jersey: Prentice Hall.

Newman, William. 1975. Constructive Control. New Jersey: Prentice Hall.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar